Een bouwhek, wat opschietend onkruid en weinig zichtbare activiteit. Voor omwonenden is de conclusie dan al snel: er gebeurt niets meer. Maar, schijn bedriegt.
Bij veel bouwprojecten zijn er periodes waarin buiten weinig zichtbaar is, terwijl achter de schermen juist veel gebeurt. Er worden onderzoeken uitgevoerd, afspraken gemaakt tussen ontwikkelaar en gemeente, ontwerpen aangepast of financiële en juridische vraagstukken uitgewerkt. Soms vraagt een ontwikkeling om een andere aanpak of moeten plannen worden heroverwogen. Dat kost tijd, maar is vaak wel nodig om een project verder te brengen.
Juist in die periodes van stilte is goede procescommunicatie belangrijk. Ook al is er inhoudelijk weinig nieuws, ook dan is een korte update over de stand van zaken waardevol. Zo kun je uitleggen dat aan het project nog steeds wordt gewerkt, waarom bepaalde stappen tijd kosten en dat betrokkenen op een bepaald moment weer een volgende update kunnen verwachten.
Mijn uitgangspunt is eenvoudig: stuur bij een lopend project ongeveer elke drie maanden een update, en uiterlijk na zes maanden. Zodat betrokkenheid vanuit de omgeving beloond wordt. Die betrokkenheid vraagt en verdient duidelijkheid. Ook als er weinig zichtbaar is. Voor direct omwonenden, een wijkplatform of andere betrokkenen zijn persoonlijke, directe contacten daarnaast minstens zo belangrijk. Een gesprek of korte toelichting voorkomt vaak meer onrust dan een uitgebreide presentatie op een later moment.
Procescommunicatie is wat mij betreft dus geen extra taak die je alleen oppakt als er nieuws is. Het is een vast onderdeel van een zorgvuldig project. Door mensen regelmatig mee te nemen in het proces, ontstaat meer begrip voor de keuzes die worden gemaakt en de tijd die sommige stappen vragen. Deze tijd hebben mensen ook nodig om te wennen aan een nieuwe ontwikkeling. En herhaling van het bericht dat er bouwplannen zijn, laat mensen daar langzaam aan wennen. Dat hebben mensen nodig! Geen nieuws is voor veel mensen geen goed nieuws, het is vooral onzekerheid. En juist als dat onnodige gevoel komt door een gebrek aan communicatie, kunnen we dat eenvoudig voorkomen.